Hoe communiceer je effectief met klanten tijdens de vakantie?

Dit punt werd mij duidelijk na een gesprek met een vriendin over een ervaring die zij had met haar accountant. Nadat ze een verontrustende brief van HMRC had ontvangen die vol fouten stond en betalingen eiste die ze al had gedaan, zocht ze de hulp van haar accountant in voor de broodnodige geruststelling. Ondanks dat ze een vaste overeenkomst had met het accountantskantoor van £125 plus BTW per maand, kreeg haar verzoek om hulp, dat half juli werd verzonden, een automatisch antwoord waarin werd aangegeven dat het team op schoolvakantie was en binnen een paar dagen zou reageren. Ondertussen kwam haar reguliere rekening zonder problemen binnen. Zes werkdagen gingen voorbij voordat ze een korte update kreeg: 'we onderzoeken dit', en daarna stilte. Twee weken later, zonder verdere informatie, nam ze opnieuw contact op en ontving opnieuw een geautomatiseerd bericht waarin stond dat het kantoor op 30 augustus weer open zou gaan – een totale wachttijd van zes weken zonder oplossing. Daarom is mijn vriend nu op zoek naar een nieuwe accountant.

Communicatietips voor zaken tijdens de vakantie

1 Waarschuw vooraf

Als u uw vakantie ruim van tevoren heeft gepland of pas onlangs heeft besloten er even tussenuit te gaan, is het van cruciaal belang om uw team zo vroeg mogelijk op de hoogte te stellen. Wachten tot het laatste moment met het aankondigen van een vakantie van twee weken kan onnodige stress en lasten opleveren voor uw collega's, die tijdens uw afwezigheid uw taken moeten uitvoeren. Voldoende voorbereidingstijd is essentieel voor alle betrokkenen, niet in de laatste plaats voor degenen die extra werk op zich nemen om de bedrijfscontinuïteit te garanderen.

Het is raadzaam om uw collega's minimaal een maand voor uw vertrek op de hoogte te stellen, vooral als u een belangrijke rol speelt in uw organisatie. Om onoplettendheid te voorkomen, kunt u herinneringen instellen om uw team op de hoogte te houden in de weken en dagen voorafgaand aan uw vakantie, zodat u een soepele overgang kunt garanderen en onverwachte verrassingen kunt voorkomen.

2 Taken en taken delegeren

Zorg ervoor dat elk detail zorgvuldig wordt afgedekt. Tref uitgebreide voorbereidingen voor elk scenario, verplichting of potentieel probleem dat zich zou kunnen voordoen. Neem het initiatief om collega's te selecteren, hen te begeleiden bij het vervullen van bepaalde rollen, en investeer tijd in hun uitgebreide training met betrekking tot de taken die u hen toevertrouwt. Als iemand tussenkomt bij uw klantinteracties, voorzie hem dan van alle noodzakelijke informatie over de unieke vereisten en verwachtingen van elke klant. Mocht een andere persoon tijdelijk een project beheren dat u leidt, geef hem/haar dan een uitgebreide checklist met openstaande doelstellingen.

Stel een uitgebreide gids op met details over de locaties van essentiële bestanden, contacten voor verschillende projecten en procedures voor het omgaan met noodsituaties. Het doel is om te voorkomen dat een stortvloed aan dringende vragen uw rust tijdens de vakantie verstoort. Door een voorzichtige aanpak te hanteren, bent u er zeker van dat uw verantwoordelijkheden in betrouwbare handen zijn, waardoor u gemoedsrust krijgt.

3 Bereid communicatiekanalen vooraf voor

Als u tijdens uw vakantie niet kunt stoppen met communiceren met klanten, zorg er dan voor dat u overal de benodigde brieven en documenten kunt ontvangen. Nu is er zelfs een FAXEN vanaf iPhone: Fax-app, die een faxapparaat kan vervangen. Deze online fax kan vrij worden verwerkt, ontvangen en verzonden vanaf een smartphone. Als je een faxapp en een iPhone hebt, heb je alles wat je nodig hebt om met documenten te werken. Net als in dit voorbeeld zou u een communicatieplan moeten overwegen met andere vormen van communicatie met klanten.

4 Stel een plan voor terugkeer naar werk op

Terugkomen op kantoor na een tijdje vrij kan vaak intimiderend zijn. De kans is groot dat u wordt begroet door een lawine van ongelezen e-mails, voicemails, memo's, updates, uitdagingen en dringende vragen.

Om uw workflow soepeler te laten verlopen, is het verstandig om een ​​strategie te bedenken voor wat u na uw pauze te wachten staat. Overweeg een debriefingsessie te organiseren met een paar teamleden, zodat u op de hoogte blijft van belangrijke gebeurtenissen tijdens uw afwezigheid. Geef prioriteit aan het organiseren van uw inbox, zodat u zich eerst op de meest kritische e-mails kunt concentreren. Het onderhouden van een transparante en open communicatie met uw team is van cruciaal belang, zodat u de ontwikkelingen en voortgang van projecten of verantwoordelijkheden die u niet had, goed kunt begrijpen.

5 Out-of-Office-voicemail instellen

Zorg ervoor dat elke basis gedekt is en bereid je grondig voor op alle denkbare scenario's, taken of crises. Ga in gesprek met collega's, delegeer specifieke taken aan hen en geef uitgebreide training over de opdrachten die u hen toevertrouwt. Als iemand u vertegenwoordigt tijdens klantbijeenkomsten, geef hem/haar dan een gedetailleerde briefing over de unieke eisen en voorkeuren van de klant. Mocht een andere collega tijdens uw afwezigheid de leiding over een bepaald project overnemen, geef hem/haar dan een uitgebreide takenlijst met details over elke taak die moet worden voltooid.

Stel een uitgebreide gids op met details over de locatie van belangrijke bestanden, contactpunten voor verschillende projecten en procedures voor het afhandelen van noodsituaties. Het doel is om te voorkomen dat een stortvloed aan dringende e-mails uw ontspanning aan het strand onderbreekt. Het is verstandiger om voorzichtig te zijn en ervoor te zorgen dat uw projecten in deskundige handen zijn voordat u vertrekt.

Conclusie

Het is verstandig om klanten vooraf te informeren over uw onbeschikbaarheid. Als ik bijvoorbeeld op vakantie ben, weten mijn vaste klanten al dat ze in die periode geen coachingsessies kunnen inplannen. Ik heb een automatisch e-mailantwoord ingesteld om ontvangen berichten te bevestigen, met vermelding van de data waarop ik niet op kantoor zal zijn. Voor degenen die dringende vragen hebben, bevat het antwoord een contactnummer. Berichten die naar dit nummer worden verzonden, worden naar mij verzonden en ik verbind mij ertoe binnen 24 uur te reageren.