Evenementplanners bespreken digitaal, flexibel denken en delen 'overlevingsverhalen' op een speciale dag van onderwijs op maat

"Hoewel het altijd nuttig was om van elkaar te leren, wordt de behoefte nu groter." ASAE President en CEO Michelle Mason legt precies uit waarom IMEX's toegewijde dag van educatie en connecties zo cruciaal is voor eventprofessionals van over de hele wereld.

Evenementprofessionals van bureaus, verenigingen en bedrijven kwamen de dag voor IMEX in Frankfurt bijeen voor sessies op maat, die plaatsvinden van 31 mei - 2 juni.

'We hebben de afgelopen jaren geen roadmap gehad'

Het is nog nooit zo belangrijk geweest voor beroepsverenigingen om samen te komen, zoals Michelle Mason uitlegt: “We hebben de afgelopen jaren geen stappenplan gehad en zelfs nu we bouwen aan bedrijfsherstel en groei, heeft geen enkele organisatie alle antwoorden. Het delen van kennis, ervaringen en best practices geeft verenigingsleiders de grootste kans om te innoveren, de ledenbetrokkenheid te vergroten en hun organisaties te positioneren voor voortdurende groei en impact.”

Naast sessies over het opbouwen van een gemeenschap, strategisch bestuur en DEI, die elementen van ASAE's Conscious Inclusion Strategy aan het licht brachten, was de associatiewerkplek van de toekomst: een wereld die opnieuw vorm kreeg door COVID. De panelsessie onderzocht hoe de pandemie veel verenigingen ertoe heeft aangezet om met een frisse blik naar hun missie en ledenwaarde te kijken.

Amy Hissrich, VP, Global and Web Strategy & Communications bij ASAE en een panellid voor de sessie, zei: "Ik denk dat wat tijdens deze crisis het belangrijkst is geweest - en uiteindelijk het meest bemoedigend voor onze toekomst - is dat verenigingsleiders gedwongen om uiterst flexibel te zijn in ons denken en onze planning. Er zijn de afgelopen 2 jaar zoveel dagelijkse operationele uitdagingen geweest die ons hebben uitgedaagd om wendbaar te zijn. Uit pure noodzaak worden verenigingen uiterst responsief en innovatief terwijl ze proberen te voldoen aan de snel veranderende behoeften van hun leden. ”

'Overlevingsverhalen' delen

Wereldwijde bureauprofessionals uit onder meer Australië, Canada, Dubai, Egypte, India, Mexico en de VS kwamen bijeen voor een open uitwisseling van ideeën en uitdagingen op het Agency Directors Forum. Het Forum bracht bureauplanners samen van organisaties als Maritz Global Events, MCI Middle East en NextStage, die samen bedrijfsevenementen, conferenties en incentives creëren en verzorgen voor onder meer de technologie, de gezondheidszorg en de publieke sector.

In een discussiemiddag, gemodereerd door Angeles Moreno, directeur Strategische allianties en bedrijfsgroei bij TCD Strategy Consulting, deelden ze ervaringen en 'overlevingsverhalen' zoals Karen Soo, CEO van Meeting & Exhibition Planners het omschreef. Discussies gingen over duurzaamheid, nieuwe trends in menselijk gedrag en doelgericht zakendoen. 

Data is een must-do

Bij Exclusively Corporate introduceerde Mindset Coach Paul McVeigh zijn publiek in de 'denkcyclus' en spoorde hen aan om zowel hun persoonlijke leven als hun professionele leven te plannen. Op de vraag waar ze in 2022 'niet meer van willen', antwoordde de meerderheid 'stress, burn-out of druk'. Het contrapunt - 'waar wil je meer van in 2022' - was geluk. Zoals McVeigh echter waarschuwde, zul je het nooit bereiken tenzij je duidelijk definieert wat geluk betekent. “Laat u niet misleiden door hoe eenvoudig dit klinkt. Er zijn maar weinig mensen die ooit de tijd nemen om hierover na te denken of het duidelijk te definiëren.”

Facilitator Patrick Delaney ging in op het thema radicale verandering in de wereldwijde evenementenindustrie en ondervroeg Stephanie DuBois, Head of Event Operations bij SAP. Ze legde uit dat ervaren en trouwe medewerkers het moeilijk vonden om 'het leven los te laten' toen de pandemie toesloeg. “We moesten afstand nemen van alles wat comfortabel en vertrouwd was, maar we wisten dat we ons moesten aanpassen. En de manier waarop we interne belanghebbenden overtuigden van de noodzaak om te investeren in bijvoorbeeld digitale of meerdere lokale evenementen, was data – je moet nu gewoon data hebben om je punt te bewijzen.”

Het dagprogramma werd gedomineerd door een aantal sterke thema's: van planners wordt verwacht dat ze virtuele evenementen leveren volgens de normen van tv-productie zonder voldoende talent, tijd of budget; welzijn van de werknemer; overdraagbare vaardigheden en langdurige ontwikkeling van het personeel en het feit dat de nieuwe evenementencyclus volledig is veranderd. Sponsors, aanwezigen en andere deelnemers hebben allemaal 10 keer meer contactmomenten nodig om deel te nemen en zelfs dan kan commitment op het allerlaatste moment zijn. 

IMEX in Frankfurt vindt plaats van 31 mei – 2 juni 2022 – de business events community kan schrijf u nu in. Registratie is gratis. 

Afbeelding: Verenigingsfocus – Verenigingsevenementen opnieuw bedacht – verenigingsevenementen in een hybride wereld. Afbeelding downloaden hier

Afbeelding: Exclusief zakelijk: Paul McVeigh, prestatiepsycholoog, ex-Premier League-voetballer. Afbeelding downloaden hier