ABPCO: Over de balans tussen conferentie en beurs moet goed worden nagedacht

Leden van ABPCO die deelnamen aan een recente rondetafelgesprek erkenden de noodzaak van conferenties die gericht zijn op kennisuitwisseling en leren, maar voerden aan dat de bijbehorende beursinkomsten vaak essentieel zijn voor het succes van een evenement.

Zoals Therese Dolan, medevoorzitter van ABPCO, opmerkt: “Het is een strijd tussen inhoud en consumentisme die moet beginnen met communicatie en een grondig begrip van het publiek. Het belangrijkste is om waarde voor iedereen te garanderen. Inhoud is meestal de drijfveer voor de deelname van deelnemers, maar exposanten moeten bezoekersaantallen en rendement op hun investering zien. Verenigingsconferenties gaan vaak gepaard met een tentoonstelling omdat het waarde toevoegt aan de aanwezigen, terwijl het inkomsten oplevert die ten goede komen aan de vereniging als geheel en soms aan de afgevaardigden zelf door middel van lagere conferentiekosten.”

De rondetafelevenementen van ABPCO bieden leden een forum om complexe ideeën en uitdagingen te verzamelen en te delen in een veilige en besloten omgeving. Het evenement vond plaats in het Crowne Plaza London – The City. De conferentie werd bijgewoond door een verscheidenheid aan interne PCO's die het beste uit hun conferenties en tentoonstellingen wilden halen. De belangrijkste resultaten waren onder meer:

• De noodzaak om tentoonstellingen en hun inkomsten te zien als een belangrijk onderdeel van het bedrijfsplan en de inkomsten van een vereniging.
• Betere facilitering van introducties tussen aanwezigen en exposanten door organisatoren.
• Taal die het belang van exposanten weerspiegelt – partners of sponsors worden als waardevol ervaren.
• De noodzaak voor afgevaardigden om het belang van een tentoonstelling te begrijpen.
• Het belang van relevantie – zowel wat betreft de kennis die op de conferentie wordt gedeeld als de keuze van exposanten.
• De uitdagingen die compliance in de zorg kan stellen op een beurs.

Shaun Hinds, CEO van Manchester Central, zat de discussie voor en voegde toe: “Het evenement was een echt succes en leverde veel interessante discussies op. Als locatie die het voorrecht heeft om veel van de toonaangevende verenigingsconferenties in het VK te organiseren, heeft het ons onschatbare inzichten gegeven over hoe we organisatoren kunnen helpen om te groeien en jaar na jaar succesvolle congressen af ​​te leveren.”

Therese concludeert: “Uiteindelijk is het aan de organisatoren van een conferentie om het succes van zowel de conferentie als de beurs te faciliteren. Dit rondetafelgesprek omvatte, net als zoveel andere, een enorme hoeveelheid inhoud in een korte tijd en bood waardevolle leerervaringen voor alle aanwezigen. Het was echter duidelijk dat het belangrijkste onderdeel van het hele proces de noodzaak was dat gemeenschappen bijeenkwamen en met elkaar communiceerden. Wat, eerlijk gezegd, het sleutelelement is voor elk succesvol evenement.”