Beantwoording van de vraag 'Welke waarde heeft een evenement?' kan een uitdaging zijn - hoe meet je iets waarbij het concept van succes moeilijk vast te pinnen is en er zoveel mogelijke resultaten zijn?

Voor sommigen is het voldoende om te weten dat er enorme voordelen worden behaald door kopers persoonlijk te ontmoeten in een omgeving die is afgestemd op uw behoeften, en dit is tot op zekere hoogte prima, maar als we budgetten en tijd buiten het kantoor willen rechtvaardigen, een vorm van realistische meting van de waarde van gebeurtenissen is noodzakelijk.

Danielle Curtis, Exhibition Director - Middle East, Arabian Travel Market & IBTM Arabia kijkt naar de beschikbare meetopties en geeft voorbeelden van het gebruik ervan.

Gebeurtenissen worden doorgaans gemeten in termen van Return on Investment (ROI) en, meer recentelijk, Return on Objectives (ROO). ROI geeft een beperkte kijk op de uitkomst van het evenement. Het vergelijkt eenvoudig hoeveel budget je erin hebt gestopt, met hoeveel je die investering hebt gegroeid als gevolg van het evenement. Bijvoorbeeld de kosten van het evenementpakket waarmee u één-op-één-vergaderingen kunt houden met gehoste kopers, vergeleken met de inkomsten die als gevolg van die bijeenkomsten worden gegenereerd. Creëer een ratio en dat is uw ROI.

Ogenschijnlijk ongecompliceerd, maar de realiteit is wat complexer. ROI houdt geen rekening met de volledige waarde van nieuwe relaties die op lange termijn blijken te zijn, en heeft geen manier om een geldwaarde toe te voegen aan de indirecte verwijzingen die u mogelijk ontvangt als gevolg van die bijeenkomsten. ROO is een beetje meer ruimdenkend. Het is een benadering die het succes van een evenement meet op basis van een gedefinieerde reeks doelstellingen, anders dan alleen financieel rendement.

Om ROI of ROO, of beide te laten zien, moet u iets van de gebeurtenis kunnen meten. Het meten van verkoopdeals die zijn beveiligd tegen de kosten van de evenementen om ROI te onthullen, is eenvoudig, maar als uw doelstellingen minder tastbaar of niet-kwantificeerbaar zijn, zoals het informeren van kopers over uw productaanbod of het vergroten van het marktbewustzijn, moet u specifieke elementen inbouwen die zijn meetbaar. Er zijn verschillende manieren om dit te doen en als u uw doelen en inhoud begrijpt, zult u waarschijnlijk uw eigen methoden kunnen uitwerken. Om u op weg te helpen, volgen hier enkele ideeën:

Stel doelen die tijdens het evenement moeten worden bereikt

Bepaal bepaalde uitkomsten voor persoonlijke bijeenkomsten, probeer bijvoorbeeld een bepaald aantal vervolgbijeenkomsten na het evenement af te spreken of voor een specifiek aantal kopersbijeenkomsten om te leiden tot gedetailleerde uitleg van een product, dienst of proces. U kunt dus uw doel stellen op 20 vervolgbijeenkomsten, of 32 kopers die om diepgaande en langdurige productpresentaties vragen en meten of u dit bereikt. Zorg ervoor dat u duidelijk begrijpt welk niveau van betrokkenheid u als een succes beschouwt.

Veel verschillende soorten kopers wonen evenementen en netwerksessies bij, sommige zullen relevanter zijn voor uw bedrijf dan andere, dus u kunt doelen stellen voor het uitwisselen van contacten met specifieke doelgroepleden. Een bedrijf voor bestemmingsbeheer met specialismen in luxe, op maat gemaakte ervaringen, wil bijvoorbeeld mogelijk in contact komen met 10 kopers die high-end zakelijke klanten vertegenwoordigen. Het is een waardevolle doelstelling die gemakkelijk te meten is.

Onderzoek uw afgevaardigden

Enquêtes en tests die worden gehouden tijdens het evenement, of in de maanden en weken erna, zijn een andere betrouwbare manier om te bepalen of een educatieve of informatieve doelstelling - zoals marktbewustzijn van een merk of de lancering van een nieuw product - zijn doelen heeft bereikt en met welk effect . Om een kwalitatieve correlatie aan te tonen tussen het evenement en het behalen van het gewenste resultaat, kiezen velen ervoor om afgevaardigden direct voor het evenement en direct erna te ondervragen. Een verandering in hun antwoorden (hopelijk in de gewenste richting) is een betrouwbare maatstaf voor het effect van de gebeurtenis.

We spraken met Rajesh W. Pereira, CEO van Matrix AVE over hoe hij de ROI of ROO beoordeelt van het bijwonen van IBTM Arabia: “Matrix AVE heeft de show sinds het begin bijgewoond. We verwachten niet van de ene op de andere dag zaken, maar mijn doel is om Hosted Buyers te laten weten wie we zijn; het is in de eerste plaats een marketingoefening. We willen contacten leggen met kopers in nieuwe markten, en we zijn vooral geïnteresseerd in inkomende DMC's in landen als Rusland - die nu een visum kunnen krijgen bij binnenkomst in de VAE, waardoor het gemakkelijker en goedkoper wordt om zaken met hen te doen.

“We hebben veel meer leads als gevolg van onze aanwezigheid, en we volgen regelmatig de contacten die we hebben opgedaan bij IBTM Arabia.

“We vinden het erg leuk om deel te nemen aan alle sociale evenementen bij IBTM Arabia, de netwerkevenementen in de avond en de ontdekkingsdagen, dit komt omdat iedereen uit zijn comfortzone is en je onvermijdelijk mensen ontmoet die niet op je radar of je dagboek staan, en je bespreekt uiteindelijk hoe leuk de activiteiten zijn geweest en voor je het weet heb je een nieuwe en onverwachte zakelijke relatie gelegd. "

Daar heb je het, de twee belangrijkste methoden om het succes van een evenement in een notendop te meten, of je nu kiest voor ROI, ROO of een combinatie van beide, je zult zien dat het inzicht dat door de resultaten wordt geboden een krachtig hulpmiddel is om constante verbeteringen aan te brengen aan het succes van je evenement. .

IBTM Arabia maakt deel uit van IBTM's wereldwijde portfolio van vakbeurzen voor vergaderingen en evenementen en het meest gevestigde evenement in zijn soort in de MENA MICE-industrie. Tijdens het evenement in 2018 plaatste 63% van de kopers zaken bij exposanten voor een gemiddelde waarde van £ 86,000 per stuk. Het evenement vindt volgend jaar plaats in de Jumeirah Etihad Towers van 25-27 maart en brengt exposanten samen uit Egypte, Tunesië, Marokko, Turkije, Rusland, Centraal-Azië, Georgië, Armenië en Cyprus, evenals de VAE en GCC, voor drie dagen van op elkaar afgestemde bijeenkomsten, spannende culturele activiteiten, netwerkevenementen en inspirerende educatieve sessies.