Werken met meeting & convention planners

petertarlow
petertarlow
Avatar van Dr. Peter E. Tarlow
Geschreven door Dr Peter E. Tarlow

Meeting & Convention Planners (MCP's) spelen een cruciale rol in de toeristische sector. Ze beslissen niet alleen welke gemeenschap een lucratieve conventie krijgt, maar hun mening is ook van belang voor de manier waarop een gemeenschap wordt gezien en als zodanig treden ze op als onderdeel van het onofficiële marketingteam van een gemeenschap. Niet alleen doen hun meningen er toe, maar toeristische conventies en ontmoetingssteden doen er goed aan te onthouden dat percepties vaak krachtiger zijn dan feiten en dat stijl maar al te vaak voorrang heeft op inhoud.

Bovendien is er een groeiende trend dat congresgangers de periode voor of na de conventie gebruiken als een manier om zaken met plezier te combineren. De vergadering of conventie is niet alleen een manier om meer zaken te doen, maar biedt ook extra vakantiemogelijkheden voor de bezoeker en extra inkomsten voor de gastgemeenschap.

Die combinatie van zaken en plezier kan ook betekenen dat degenen die een succesvolle conferentie, vergadering of congres bijwonen, hun positieve zakelijke ervaring waarschijnlijk overdragen aan het hotel, resort en de gemeenschap waar het evenement plaatsvond.

Aan de andere kant van de medaille komen snafus voor en wanneer deze fouten optreden, is de gastgemeenschap of haar reputatie vaak de eerste die eronder lijdt. Vergeet nooit dat toerisme het verkopen van dromen is, en de vergaderingsplanner kan er ver voor zorgen dat het bezoek aan uw gemeenschap, hotel of attractie er een is om te onthouden in plaats van een nachtmerrie die een bezoeker misschien wil vergeten.

Congres- en vergaderplanners zijn dan een integraal onderdeel van de marketinginspanningen van elke locatie. Nationale toerismebureaus, toerismeprofessionals of congres- en bezoekersbureaus moeten manieren vinden om de CMP te integreren in de marketinginspanningen van de lokale bevolking. Helaas zijn er momenten waarop de ene of de andere kant deze noodzakelijke interactie niet herkent. Als meetingplanners hun taak zien als niets meer dan het organiseren en faciliteren van een meeting of congres, dan verliest de hele gemeenschap.

Om iedereen in het toerisme te helpen beter te communiceren met vergaderingsplanners, biedt "Tourism Tidbits" het volgende ter overweging.

- Goede zaken zijn als iedereen wint. Dat betekent dat iedereen de behoeften van de ander moet begrijpen. CMP wil hun klanten tevreden stellen en de beste deal tegen de laagste kosten krijgen. Toerismebeambten proberen "hoofden in bedden" te steken, hotels te vullen en het meeste inkomen voor hun achterban te creëren. Om beide partijen te laten winnen, moeten ze de onderhandeling vanuit elkaars perspectief begrijpen.

  • Bied een cursus over het toerisme in uw gemeenschap aan aan lokale toeristische aanbieders. Vaak vergeet elk onderdeel van de toeristische sector dat het deel uitmaakt van een totaalbeleving. Bezoekers en CMP's beoordelen een community niet op één criterium, maar kijken naar het totale pakket. Vraag plaatselijke hoteliers en attractievertegenwoordigers om te helpen bij het lesgeven van de cursus, zodat alle delen van de branche elkaars behoeften en vereisten begrijpen.

- De juiste bijeenkomst voor uw gemeenschap aantrekken. Niet elke gemeenschap is de juiste locatie voor elke bijeenkomst of congres. Wanneer u probeert een congres of bijeenkomst naar uw gemeenschap te lokken, overweeg dan het volgende, zelfs voordat u dat promotiemateriaal samen met uw bod verstuurt:

  1. Maak een volledige inventaris van wat uw stad een bedrijf kan bieden voor een succesvolle bijeenkomst:

Maak een lijst van de items die een vergadering nodig heeft, geef prioriteit

deze items en kijk wat uw gemeenschap wel en niet heeft.

  1. Weet wat uw stad / site te bieden heeft:

Beoordeel uw stad op basis van categorieën zoals: reistijd, verkeersaders, beschikbare faciliteiten en soorten attracties.

  1. Weet wat uw stad / site niet te bieden heeft: analyseer de redenen waarom u elkaar niet in uw omgeving zou willen ontmoeten. Welke nadelen moet u overwinnen?
  2. Weet dat niet alle vergaderingen hetzelfde zijn:

Verschillende soorten congressen vereisen verschillende faciliteiten. Onthoud dat niet elke stad geschikt is voor elk type bijeenkomst. Ga na de vergadering waarvan de behoeften worden vervuld door de faciliteiten van uw stad.

  1. Zorg ervoor dat stadsagentschappen samenwerken.

De CVB-professional moet bijna evenveel tijd doorbrengen met de hoofden van andere stadsagentschappen als met zijn eigen personeel. Bezoekers bekijken een hele stad en als bureaus samenwerken, bouw je een basis voor retourzendingen.

6 Neem contact op met organisaties die bijeenkomsten hebben gehouden op congreslocaties op plaatsen die vergelijkbaar zijn met die van u.

Mensen houden van afwisseling, maar zoeken vaak naar locaties die lijken op plekken waar ze in het verleden succesvolle bijeenkomsten hebben gehouden. Namen van handelsorganisaties met andere steden die op de uwe lijken.

  • Adviseer organisatoren van perspectiefconventies om samen te werken met een lokale vergaderplanner die de gemeenschap goed kent. Deze lokale planners willen dat de conventieplanner van buiten de stad succesvol is, en ze hebben de kennis uit de eerste hand over wat ze moeten doen en wat ze moeten doen. De hulp van de lokale bevolking vergroot ook de geloofwaardigheid van de gemeenschap.
  • Bespreek met de plaatselijke ontmoetingsplanner zijn / haar concepten van klantenservice. Hoe willen ze dat uw gemeenschap omgaat met een probleem van slechte service? Hebben ze specifieke eisen met betrekking tot beveiliging en veiligheid? Welke aansprakelijkheidskwesties moeten worden besproken voordat een contract wordt ondertekend? Mocht zich een ongeluk of een negatieve situatie voordoen, hoe kan dan schade worden beperkt?
  • Wat zijn enkele van de speciale behoeften die de bijeenkomst heeft en kan uw gemeenschap in deze behoeften voorzien? De Verenigde Staten (en de wereld) zijn zeer diverse plaatsen met speciale behoeften, variërend van fysieke tot filosofische. Voordat u een bod uitbrengt op een congres of vergadering, moet u weten of u de volgende zaken kunt leveren:

√ gevoeligheid voor voedingswetten en beperkingen

√ gevoeligheid voor medische behoeften van degenen die de vergadering bijwonen

√ gevoeligheid voor kwesties van criminaliteit en veiligheid

√ gevoeligheid voor lokale gebruiken en gewoonten

√ gevoeligheid voor de religieuze en culturele behoeften van de aanwezigen

√ de mogelijkheid om tweetalige of meertalige diensten te verlenen

  • Hebben uw gemeenschap en de voorgestelde locatie een veiligheidscertificering voor toerisme ontvangen? Een voor toerisme gecertificeerde gemeenschap kan potentiële MCP's vertellen dat hij / zij een locatie heeft gekozen die een goed georganiseerde bijeenkomst, goede service en een speciale toeristische ervaring biedt in een veilige omgeving.

Over de auteur

Avatar van Dr. Peter E. Tarlow

Dr Peter E. Tarlow

Dr. Peter E. Tarlow is een wereldberoemde spreker en expert die gespecialiseerd is in de impact van misdaad en terrorisme op de toeristenindustrie, risicobeheer voor evenementen en toerisme, en toerisme en economische ontwikkeling. Sinds 1990 helpt Tarlow de toeristische gemeenschap met zaken als reisveiligheid, economische ontwikkeling, creatieve marketing en creatief denken.

Als een bekende auteur op het gebied van veiligheid in het toerisme, is Tarlow een auteur die bijdragen heeft geleverd aan meerdere boeken over veiligheid in het toerisme, en hij publiceert tal van academische en toegepaste onderzoeksartikelen over veiligheidskwesties, waaronder artikelen gepubliceerd in The Futurist, het Journal of Travel Research en Veiligheidsmanagement. Het brede scala aan professionele en wetenschappelijke artikelen van Tarlow omvat artikelen over onderwerpen als: "donker toerisme", theorieën over terrorisme en economische ontwikkeling door middel van toerisme, religie en terrorisme en cruisetoerisme. Tarlow schrijft en publiceert ook de populaire online toerisme-nieuwsbrief Tourism Tidbits, gelezen door duizenden toerisme- en reisprofessionals over de hele wereld in de Engelse, Spaanse en Portugese taaledities.

https://safertourism.com/

Delen naar...